Guide de l'administrateur

Vous posez le cadre dans lequel tous les autres travaillent : les comptes, les rôles Un ensemble nommé de droits, attribué à une personne pour tout l'établissement ou pour une partie seulement. , le calendrier, les règles. Et vous êtes le seul à pouvoir rendre un planning visible.

Ce guide se lit par tâche : chaque procédure est autonome, prenez celle dont vous avez besoin. Pour l’ordre dans lequel les enchaîner à la mise en service, voyez plutôt Les 7 premiers jours — ce guide couvre les tâches, ce parcours couvre la chronologie.

Ce que vous pouvez faire

Le rôle Administrateur porte 12 permissions.

• Modifier le planning planning.edit

  Placer, déplacer et supprimer des séances dans la grille de l'époque de planification en cours, et atteindre l'éditeur de disponibilités des enseignants.

• Publier le planning planning.publish

  Rendre le planning travaillé en brouillon visible des enseignants et des étudiants — un geste explicite, séparé de la modification pour qu'un planificateur délégué ne publie pas par inadvertance.

• Lancer une optimisation planning.solve

  Demander au solveur de calculer un planning, suivre l'avancement de la recherche et appliquer son résultat sous forme de séances en brouillon.

• Réserver une salle room.book

  Demander une salle sur un créneau libre, dans la limite des règles et des quotas définis pour son profil.

• Gérer les contraintes constraint.manage

  Activer les contraintes de planification et régler leur pondération, ainsi que les disponibilités et les préférences des enseignants qui alimentent le solveur.

• Gérer le référentiel referential.manage

  Créer et modifier les campus, les bâtiments, les salles, leurs équipements et les formations de l'établissement.

• Approuver les réservations booking.approve

  Accepter ou refuser les demandes de réservation en attente, et chercher une salle libre pour proposer une autre solution au demandeur.

• Gérer les règles de réservation booking_rule.manage

  Définir les règles et les quotas de réservation par profil : délais, durées maximales, salles ouvertes à la demande.

• Consulter le journal d'audit audit.read

  Lire et exporter le journal d'audit de l'établissement — qui a fait quoi, quand, et sur quelle ressource.

• Consulter les statistiques d'occupation analytics.read

  Lire les tableaux de bord d'occupation — taux d'utilisation des salles, heures creuses, comparaisons entre campus — sans rien pouvoir y modifier.

• Gérer les utilisateurs user.manage

  Inviter des utilisateurs, leur attribuer ou leur retirer un rôle, et limiter la portée de ce rôle à certains campus ou à certaines formations.

• Gérer les rôles role.manage

  Créer et modifier les rôles personnalisés de l'établissement à partir du catalogue de permissions ci-dessus.

Ces cinq rôles sont les rôles système, identiques dans tous les établissements. Un établissement peut créer ses propres rôles à partir du même catalogue de permissions : ceux-là ne sont pas décrits ici.

Six de ces permissions ne sont portées que par vous : publier le planning, gérer les contraintes, gérer les règles de réservation, gérer les utilisateurs, gérer les rôles, lire l’audit. Quand quelqu’un vous écrit « je ne trouve pas le bouton », c’est presque toujours l’une de ces six.

Votre première heure

L’objectif : un premier campus et une première invitation envoyée.

1. Ouvrez Patrimoine et créez votre premier campus Un site géographique de l'établissement, qui regroupe un ou plusieurs bâtiments et porte ses coordonnées. . Donnez-lui son nom d’usage, celui que vos collègues emploient — c’est ce nom qui apparaîtra partout ensuite.
2. Ajoutez-lui un bâtiment Une construction d'un campus, qui contient des salles réparties par étage. , puis une ou deux salles Un espace où l'on donne cours ou que l'on réserve, caractérisé par sa capacité, son type et ses équipements. avec leur capacité. Trois salles suffisent pour commencer ; l’import massif viendra plus tard.
3. Ouvrez Utilisateurs.
4. Cliquez sur « Inviter », saisissez l’adresse de votre collègue, puis « Envoyer l’invitation ».
5. L’écran affiche un lien d’acceptation copiable : « Copier le lien ». Envoyez-le par le canal que vous voulez — c’est plus fiable qu’un courriel qui atterrit en indésirables.

Comment savoir que c’est fait : l’invitation apparaît dans la liste des invitations en attente, avec sa date d’expiration. Dès que la personne l’accepte, elle apparaît dans la liste des utilisateurs — sans rôle pour l’instant.

Le raccourci du pro

N’attribuez pas de rôle tout de suite. Créez d’abord vos campus et vos formations : c’est ce qui vous permettra ensuite de limiter un rôle à un périmètre plutôt que de donner tout l’établissement par défaut.

Vos tâches quotidiennes

Inviter une personne et suivre son invitation

Faire entrer quelqu’un dans votre établissement — et pas dans un nouveau.

Prérequis : Gérer les utilisateurs user.manage .

1. Dans Utilisateurs, cliquez sur « Inviter ».
2. Saisissez l’« E-mail », puis « Envoyer l’invitation ».
3. Copiez le lien avec « Copier le lien » et transmettez-le.
4. Tant qu’elle n’est pas acceptée, l’invitation reste listée avec sa date d’expiration. Vous pouvez recopier le lien ou l’annuler.

Comment savoir que c’est fait : la personne apparaît dans la liste des utilisateurs avec « Aucun rôle ». C’est normal — l’invitation donne l’accès à l’établissement, pas des droits.

Sans invitation, une inscription crée un nouvel établissement

C’est la raison d’être de ce mécanisme. Si votre collègue crée un compte de lui-même, il fonde sa propre école et se retrouve seul dedans, avec vos données invisibles. Deux messages signalent que vous êtes sur la bonne voie : « Une invitation est déjà en attente pour cet e-mail. » et « Cette personne est déjà membre de l’établissement. »

Créer un rôle personnalisé et le limiter à un campus

Donner exactement les droits nécessaires, sur exactement le périmètre concerné.

Prérequis : Gérer les rôles role.manage pour créer le rôle, Gérer les utilisateurs user.manage pour l’attribuer.

1. Ouvrez Rôles, onglet « Rôles ».
2. Cliquez sur « Créer un rôle ». Renseignez « Nom » et « Description ».
3. Cochez les « Permissions ». Il en faut au moins une : « Sélectionnez au moins une permission. » sinon.
4. Enregistrez. Le rôle porte le badge « Personnalisé », par opposition aux cinq rôles « Système » qui, eux, ne se modifient pas.
5. Passez sur l’onglet « Utilisateurs », trouvez la personne, cliquez sur « Gérer ».
6. Dans « Attribuer un rôle », choisissez votre rôle.
7. Ouvrez « Périmètre (optionnel) » et sélectionnez les « Campus » ou les « Formations » concernés. Laissé vide, le rôle vaut pour « Tout l’établissement ».
8. Cliquez sur « Attribuer ».

Comment savoir que c’est fait : le rôle apparaît dans « Rôles actuels » de la personne, avec son périmètre. La colonne « Rôles » de la liste le montre aussi.

Un périmètre ne s'applique jamais « au cas où »

La règle est stricte, et c’est volontaire : une permission limitée à un campus ne couvre jamais une ressource dont le campus est inconnu. Dans le doute, la réponse est non.

Conséquence pratique : un adjoint dont le rôle est limité au campus Nord ne pourra pas agir sur une ressource qui n’est rattachée à aucun campus. Ce n’est pas un bug — c’est ce qui garantit qu’un périmètre ne fuit jamais. Le détail, avec les cas qui passent et ceux qui ne passent pas, est sur Portée.

Publier le planning

Rendre visible aux enseignants et aux étudiants le travail préparé en brouillon. C’est votre geste, et celui de personne d’autre.

Prérequis : Publier le planning planning.publish , et un périmètre préparé par le planificateur.

1. Ouvrez Publication du planning et cliquez sur « Publier… ».
2. Choisissez le périmètre : un « Groupe » ou « Tout l’établissement », et les « Semaines » concernées.
3. Lisez le récapitulatif. Il est découpé en trois : « Nouvelles séances », « Séances déplacées », « Séances annulées », chacune avec son compte.
4. Notez la ligne « N enseignant(s) avec un compte seront notifiés. » — c’est le nombre de personnes qui recevront une notification.
5. Confirmez avec « Publier N changement(s) ».

Comment savoir que c’est fait : « N changement(s) publié(s). ». À partir de cet instant, les séances concernées apparaissent dans « Mon planning » des enseignants et des étudiants, et les enseignants ayant un compte sont notifiés.

Ce que la publication rend visible, et à qui. Elle ne change rien à l’occupation des salles — celle-ci est déjà à jour depuis que le planificateur a travaillé. Elle change uniquement ce que voient les personnes qui ne construisent pas le planning : les enseignants et les étudiants concernés par le périmètre publié.

Le récapitulatif peut se périmer sous vos yeux

Si le planificateur modifie quelque chose pendant que vous lisez, le message « Le planning a changé depuis l’aperçu — récapitulatif actualisé, merci de revalider. » apparaît. Relisez : publier un récapitulatif périmé rendrait visible autre chose que ce que vous avez validé.

Activer une contrainte et régler sa pondération

Décider ce que « un bon planning » veut dire dans votre établissement.

Prérequis : Gérer les contraintes constraint.manage .

1. Ouvrez Contraintes. Le titre rappelle le profil de contraintes actif, sous la forme Profil « Défaut ».
2. Chaque ligne porte sa « Contrainte », son « Type » — « 🔴 Dure (bloquant) » ou « 🟠 Souple » —, sa case « Active », son « Poids » et ses « Seuils ».
3. Pour une contrainte souple, réglez le curseur : « Poids : N/10 ». Zéro revient à l’ignorer, dix en fait votre priorité première.
4. Pour certaines, « Régler les seuils » ouvre les paramètres — par exemple la durée à partir de laquelle un trou compte comme un trou.
5. Enregistrez. Le message « Contraintes enregistrées — les scores seront recalculés. » confirme.

Comment savoir que c’est fait : ouvrez la grille de planning et relancez une détection sur un cours. La heatmap La coloration de la grille qui montre d'un coup d'œil, semaine entière sous les yeux, où un cours se poserait le mieux. a changé de couleurs. Exemple concret : montez « Trous dans l’emploi du temps du groupe » de 3 à 8, et les créneaux qui créent un trou dans la journée d’une promotion passent de « corrects » à « nettement moins bons » — sans jamais devenir impossibles, puisqu’il s’agit d’une contrainte souple.

Le catalogue complet, tel qu’il est livré :

Contraintes dures — elles interdisent (8)

Contrainte	Ce qu'elle vérifie
Salle déjà occupée non désactivable	La salle est déjà réservée ou occupée par une autre séance sur le créneau demandé.
Enseignant indisponible	L’enseignant a déclaré une indisponibilité sur le créneau (disponibilités STORY-009) — non renseigné vaut disponible.
Groupe déjà en cours	La promotion ou le sous-groupe concerné a déjà une séance planifiée sur le créneau.
Enseignant déjà en cours	L’enseignant de l’activité a déjà une séance qui chevauche l’horaire demandé (à la minute près).
Capacité insuffisante	La capacité de la salle est inférieure à l’effectif attendu de la séance.
Équipement requis manquant	Un équipement exigé par la matière ou l’activité n’est pas présent dans la salle.
Salle indisponible	La salle est fermée sur le créneau : maintenance, indisponibilité planifiée ou période gelée.
Type de salle inadapté	La matière exige un type de salle précis (amphi, TP…) et la salle proposée n’en est pas.

Contraintes souples — elles coûtent des points (8)

Contrainte	Ce qu'elle vérifie	Poids par défaut
Salle surdimensionnée	La salle est bien plus grande que nécessaire (un amphi pour 12) — la pénalité croît au-delà du seuil de tolérance.	5/10
Préférences enseignant	Le créneau contrarie une préférence déclarée par l’enseignant (matin/après-midi, jours à éviter, regroupement, trous).	5/10
Trous dans l’emploi du temps du groupe	Le créneau crée un trou dans la journée du groupe — la pénalité croît avec la durée du trou.	6/10
Temps de trajet entre bâtiments	Le groupe ou l’enseignant enchaîne deux séances dans des bâtiments éloignés — trajet estimé depuis la géolocalisation des campus.	4/10
Créneau tôt ou tardif	La séance commence tôt le matin ou finit tard le soir — plages paramétrables par établissement.	3/10
Trous dans l’emploi du temps de l’enseignant	Le créneau crée un trou dans la journée de l’enseignant — la pénalité croît avec la durée du trou.	4/10
Capacité juste	La salle suffit tout juste : la marge de confort sous le seuil paramétré pénalise le créneau (retards d’effectif, examens).	2/10
Répartition des séances	Les séances d’un même cours se concentrent au lieu de se répartir dans la semaine — l’écart à l’espacement idéal pénalise.	3/10

Une contrainte dure ne se pondère pas

Le tableau n’affiche pas de curseur pour les contraintes dures, et ce n’est pas un oubli : une règle qui interdit n’a pas de degré. Et l’anti-conflit — « Salle déjà occupée » — ne se désactive même pas : l’infobulle le dit, « l’anti-conflit est structurel, elle ne peut pas être désactivée ». Deux cours dans la même salle au même moment n’est pas une préférence, c’est une impossibilité.

Définir les règles et quotas de réservation

Ouvrir le libre-service sans le laisser déraper.

Prérequis : Gérer les règles de réservation booking_rule.manage .

1. Ouvrez Règles de réservation — « Règles de réservation & quotas ». Chaque ligne est un profil, c’est-à-dire un rôle.
2. Cliquez sur « Modifier les règles du profil N », où N est le nom du profil.
3. Réglez ce qui vous concerne :
   • « Types de salles » — « Autoriser uniquement » ou « Exclure » ;
   • « Campus / bâtiments » — le périmètre géographique ;
   • « Plage horaire autorisée », avec « Début » et « Fin » ;
   • « Horizon de réservation » — jusqu’à combien de jours à l’avance ;
   • « Heures max par semaine », « Réservations simultanées max », « Durée max par réservation » — les trois quotas ;
   • « Approbation requise » — le circuit de validation.
4. Enregistrez : « Règles enregistrées. »

Comment savoir que c’est fait : la ligne du profil résume les règles actives, sous la forme « J+14 », « 6 h/sem » ou « 120 min max » selon ce que vous avez réglé. Un profil sans aucune règle affiche « — ».

« Approbation requise » sans type sélectionné vaut pour tout

L’écran le dit : « Aucun type sélectionné = approbation requise pour toutes les salles. » C’est le réglage le plus strict, et il s’obtient en ne cochant rien — donc par inadvertance aussi bien que par intention. Vérifiez le résumé de la ligne après enregistrement.

Lancer un import et lire son rapport

Charger salles, enseignants, groupes, étudiants ou cours depuis un fichier plutôt qu’à la main.

Prérequis : Gérer le référentiel referential.manage .

1. Ouvrez Imports CSV, puis « Nouvel import ».
2. Choisissez le « Type de données » — salles, enseignants, formations et groupes, étudiants, matières, cours à placer, disponibilités.
3. Déposez le « Fichier CSV » et cliquez sur « Téléverser ». L’écran affiche l’encodage et le séparateur détectés.
4. « Mapping des colonnes » : associez chaque « Champ cible » à sa « Colonne source », en vous aidant de l’« Aperçu ». Les champs « requis » sont signalés. Validez avec « Valider le mapping ».
5. Cliquez sur « Lancer la vérification (dry-run) ». Rien n’est encore écrit.
6. Lisez « Résultat de la vérification » : « N lignes valides sur N », et le tableau « Lignes rejetées » avec, pour chacune, la « Ligne », le « Champ », la « Raison », la « Valeur » et parfois une « Suggestion ».
7. Corrigez votre fichier et « Relancer la vérification », ou cochez « Importer uniquement les lignes valides » pour avancer sans les lignes fautives.
8. Lancez avec « Importer N lignes ».

Comment savoir que c’est fait : « Import terminé », avec « N créés · N mis à jour · N rejetés ».

Le raccourci du pro

Le mapping est mémorisé : au prochain import du même type, la mention « Mapping repris de votre dernier import de ce type. » vous évite de tout réassocier. Gardez donc le même format d’export d’une fois sur l’autre.

Retrouver qui a fait quoi

Répondre à « qui a supprimé cette salle ? » sans enquête.

Prérequis : Consulter le journal d'audit audit.read .

1. Ouvrez Journal d'audit — « Journal d’audit ».
2. Filtrez par « Acteur », « Type d’entité », « Action » ou « Période ».
3. Lisez la timeline : chaque ligne se lit en français — « … a modifié … », « … a supprimé … ».
4. Cliquez sur « Diff » pour voir le détail d’une modification : « Champ », « Avant », « Après », et le « JSON brut » si nécessaire.
5. « Charger plus » remonte dans le temps ; « Exporter en CSV » sort le résultat filtré.

Comment savoir que c’est fait : vous avez la ligne, son horodatage et son auteur. Si l’auteur s’affiche « Système », l’action vient du produit lui-même et non d’une personne.

Vos tâches périodiques

Ouvrir une année académique et sa trame

À faire une fois par an, avant tout le reste.

Prérequis : Gérer le référentiel referential.manage .

1. Créez l’ année académique La période de référence sur laquelle un établissement organise ses enseignements, d'une rentrée à la suivante. depuis la section Pédagogie — l’écran Calendrier académique le rappelle si elle manque : « Aucune année académique. Créez-en une depuis la section Pédagogie. »
2. Revenez sur le calendrier. La « Timeline de l’année » affiche « N semaines générées » : vous n’avez rien à faire, elles se créent avec l’année.
3. Ajoutez vos périodes Une tranche nommée de l'année — un semestre, une session d'examens, des vacances — qui peut être gelée pour interdire toute modification du planning. avec « Ajouter une période » : « Nom », « Type » — « Semestre », « Examens », « Vacances », « Autre » — et les dates.
4. Cochez « Geler les réservations » sur ce qui doit être intouchable. L’aide le dit : « Aucune réservation ni séance ne pourra être créée sur cette période. »
5. Posez la « Trame de créneaux » avec « Ajouter un créneau » : le jour, l’« Heure de début », l’« Heure de fin », et un « Libellé (optionnel) ».
6. Réglez enfin « Placement des séances » : la « Granularité », l’« Ouverture » et la « Fermeture » de l’établissement.

Comment savoir que c’est fait : les périodes gelées portent le badge « Gelée », et la trame liste vos créneaux jour par jour. Ouvrez la grille de planning : les bandes horaires apparaissent.

Les jours fériés se saisissent comme des périodes

Il n’existe pas d’écran « jours fériés » séparé : les vacances et les fériés sont des périodes de type « Vacances ». C’est ce qui les fait sortir des heures ouvrées dans le calcul du taux d’occupation — les oublier gonfle artificiellement vos salles vides.

Chaque semaine, relisez les demandes de réservation en attente si personne d’autre ne le fait — la procédure appartient au guide du gestionnaire de patrimoine.

Chaque période, relisez les règles de réservation : ce qui convenait au premier semestre ne convient pas forcément pendant les examens.

Quand ça coince

Ce que vous voyez	Cause probable	Ce que vous faites
« Une invitation est déjà en attente pour cet e-mail. »	l’invitation précédente n’est ni acceptée ni expirée	recopiez le lien existant plutôt que d’en créer un second
Un collègue s’est retrouvé seul dans une école vide	il a créé un compte sans passer par votre lien d’invitation	invitez-le depuis votre établissement ; il acceptera avec le même e-mail
Une personne a le bon rôle mais l’action échoue	son rôle est limité à un périmètre qui ne couvre pas la ressource	ouvrez « Gérer » → « Périmètre (optionnel) » et vérifiez campus et formations
« Un rôle porte déjà ce nom. »	un rôle personnalisé homonyme existe	renommez, ou modifiez le rôle existant plutôt que d’en créer un jumeau
« Une période du même type chevauche déjà ces dates. »	deux périodes de même type se recouvrent	ajustez les dates : deux semestres ne peuvent pas se superposer
L’import rejette toutes les lignes	mapping incorrect, ou séparateur mal détecté	relisez l’« Aperçu » du mapping : une colonne décalée produit ce symptôme
La publication ne rend rien visible	le périmètre choisi ne contenait aucun changement	le récapitulatif l’annonce : « Aucun changement à publier sur ce périmètre. »

Ce que vous ne pouvez PAS faire (et qui le peut)

Ces limites sont voulues, pas un oubli de configuration : chaque rôle porte ce dont son métier a besoin, et rien de plus. Une action qui ne vous est pas ouverte l'est à quelqu'un d'autre — la liste ci-dessous dit à qui la demander plutôt que de vous laisser chercher.

Le rôle Administrateur porte toutes les permissions du catalogue : il n'y a rien qu'il ne puisse pas faire.

Ces cinq rôles sont les rôles système, identiques dans tous les établissements. Un établissement peut créer ses propres rôles à partir du même catalogue de permissions : ceux-là ne sont pas décrits ici.

Avoir le droit ne suffit pas toujours

Un rôle peut vous être attribué pour une partie seulement de l'établissement — certains campus, certaines formations. Dans ce cas, la même action réussit sur une salle et échoue sur une autre, sans que vos permissions aient changé.

La règle est stricte : une permission limitée à un campus ne s'applique jamais à une ressource dont le campus est inconnu. Dans le doute, la réponse est non. Le détail, avec les cas qui passent et ceux qui ne passent pas, est sur Portée.

Vous portez toutes les permissions du produit — la section ci-dessus est donc courte par construction. Deux remarques quand même :

Vos droits peuvent être limités par un périmètre, comme ceux de tout le monde. Si votre compte a été créé par un autre administrateur qui a restreint votre rôle à un campus, vous rencontrerez les mêmes refus que vos collègues.

Certaines actions n’appartiennent à personne : elles se font en base, à la mise en service, ou n’existent pas encore. Si vous cherchez un écran qui n’est nulle part dans la matrice « qui fait quoi », c’est probablement le cas.