Guide du gestionnaire de patrimoine

Vous êtes responsable de la ressource la plus disputée de l’établissement : les salles Un espace où l'on donne cours ou que l'on réserve, caractérisé par sa capacité, son type et ses équipements. . Vous tenez le parc à jour, vous arbitrez qui l’occupe, et vous êtes le seul à disposer des chiffres qui disent s’il est bien employé.

Ce que vous pouvez faire

Le rôle Gestionnaire de patrimoine porte 4 permissions.

• Réserver une salle room.book

  Demander une salle sur un créneau libre, dans la limite des règles et des quotas définis pour son profil.

• Gérer le référentiel referential.manage

  Créer et modifier les campus, les bâtiments, les salles, leurs équipements et les formations de l'établissement.

• Approuver les réservations booking.approve

  Accepter ou refuser les demandes de réservation en attente, et chercher une salle libre pour proposer une autre solution au demandeur.

• Consulter les statistiques d'occupation analytics.read

  Lire les tableaux de bord d'occupation — taux d'utilisation des salles, heures creuses, comparaisons entre campus — sans rien pouvoir y modifier.

Ces cinq rôles sont les rôles système, identiques dans tous les établissements. Un établissement peut créer ses propres rôles à partir du même catalogue de permissions : ceux-là ne sont pas décrits ici.

Deux de ces permissions font tout votre métier : approuver les réservations, qui vous met en position d’arbitre, et consulter les statistiques d’occupation, que ni le planificateur ni les enseignants n’ont. Ce dernier point mérite d’être dit : quand la direction demande « faut-il construire ? », c’est vous qui avez la réponse.

Votre première heure

L’objectif : un parc consultable et une première demande traitée.

1. Ouvrez Patrimoine. Parcourez l’arborescence : campus Un site géographique de l'établissement, qui regroupe un ou plusieurs bâtiments et porte ses coordonnées. → bâtiment Une construction d'un campus, qui contient des salles réparties par étage. → salle. Vérifiez que les capacités sont justes — tout le reste en dépend.
2. Ouvrez Nomenclatures et regardez les « Types de salles » et les « Équipements » déclarés. Ce sont eux qui décident quels cours peuvent aller où.
3. Ouvrez Approbations — « Demandes de réservation ».
4. S’il y a une demande en attente, traitez-la : « Valider », ou « Refuser » avec un « Motif (transmis au demandeur) ».

Comment savoir que c’est fait : « Demande validée — réservation confirmée. », ou « Demande refusée. Le demandeur est informé. » Une file vide affiche « Aucune demande en attente. Tout est à jour ! »

Le raccourci du pro

Commencez par la nomenclature, pas par les salles. Un équipement mal nommé ou un type de salle manquant se paie sur des centaines de cours ; une capacité fausse ne se paie que sur une salle.

Vos tâches quotidiennes

Approuver ou refuser une demande de réservation

Arbitrer qui occupe quoi, et répondre à quelqu’un qui attend.

Prérequis : Approuver les réservations booking.approve .

1. Ouvrez Approbations. L’en-tête annonce « N demande(s) en attente », chacune datée par la mention « Demandée le » suivie du jour de la demande.
2. Pour une demande récurrente, la mention « N occurrences » rappelle que votre décision porte sur toute la série, pas sur une seule date.
3. Décidez :
   • « Valider » → « Demande validée — réservation confirmée. » ;
   • « Refuser » → renseignez le « Motif (transmis au demandeur) », puis confirmez. Le demandeur est informé, motif compris ;
   • « Proposer une alternative » → choisissez une autre salle, ajoutez un « Message (optionnel) ». Le demandeur reçoit l’offre et décide.

Comment savoir que c’est fait : la demande quitte la file et le demandeur est notifié. Un refus sans motif est un ticket de support en puissance — le champ est là pour ça.

Une demande non traitée finit par expirer

Tant qu’elle est en attente, la demande bloque déjà la salle : personne d’autre ne peut la prendre. Mais si personne ne l’a traitée avant l’heure du créneau demandé, elle expire automatiquement et la salle est libérée.

Conséquence : ne pas décider est une décision, et c’est celle qui ne rend service à personne. Le demandeur n’a ni sa salle ni de réponse, et la salle est restée bloquée jusqu’au dernier moment.

Déclarer une indisponibilité de salle

Fermer une salle pour des travaux, une panne ou une réquisition — sans casser ce qui s’y tenait.

Prérequis : Gérer le référentiel referential.manage .

1. Ouvrez la fiche de la salle depuis Détail d'une salle, section « Indisponibilités ».
2. Cliquez sur « Ajouter une indisponibilité ». Renseignez le « Type » — « Maintenance », « Travaux », « Fermeture », « Examen » —, le « Début », la « Fin » et un « Motif (optionnel) ».
3. Pour une fermeture qui se répète, cochez « Répéter cette indisponibilité » : l’écran annonce « N occurrence(s) seront créées ».
4. Lisez l’aperçu d’impact : « N occupation(s) en conflit », détaillé en « N réservation(s) et N cours impactés », chaque ligne marquée « Cours » ou « Réservation ». Si rien n’est touché : « Aucune occupation impactée. »
5. Cliquez sur « Créer l’indisponibilité ».

Comment savoir que c’est fait : « Indisponibilité créée », et la salle porte « Indisponible » avec son motif dans la recherche de disponibilité.

Rien n'est annulé automatiquement — et c'est voulu

Le formulaire le dit : « Les occupations existantes ne sont jamais annulées automatiquement — l’aperçu liste les conflits à résoudre. »

Autrement dit, fermer une salle ne déplace pas les cours qui s’y tenaient : cela crée une liste de conflits que quelqu’un doit traiter. Prévenez le planificateur avant de fermer une salle très occupée, sinon il découvrira le problème dans sa grille sans savoir d’où il vient.

Publier un plan d’étage et y rattacher les salles

Donner à voir un étage plutôt qu’une liste.

Prérequis : Gérer le référentiel referential.manage .

1. Ouvrez Plans d'étage et cliquez sur « Nouveau plan » — « Créer un plan d’étage ».
2. Choisissez le bâtiment, l’étage, et déposez l’image. Un export JPG ou PNG suffit ; un SVG structuré évite l’étape de traçage.
3. Le message « Plan créé — associez maintenant les salles. » vous amène à l’étape suivante.
4. Dans l’éditeur — « Outils de traçage » —, tracez une forme par salle, puis « Associer une salle » : choisissez la « Salle » correspondante et « Associer ».
5. « Retirer l’association » corrige une erreur de rattachement.

Comment savoir que c’est fait : sur Réservations, le mode « Plan » affiche votre étage, chaque salle portant son état — « Libre », « Occupée », « Indisponible » ou « Hors périmètre ».

Un plan sans salles rattachées ne sert à rien

Une forme tracée qui n’est associée à aucune salle n’affiche aucun état : le plan devient une image. Et un bâtiment sans plan actif n’est pas une erreur — la recherche par liste continue de fonctionner, comme l’annonce « Aucun plan pour ce bâtiment — la liste reste affichée. »

Le plan est un confort, jamais un prérequis. Ne bloquez pas une mise en service pour lui.

Tenir le parc et sa nomenclature

Garder à jour ce sur quoi tout le reste s’appuie.

Prérequis : Gérer le référentiel referential.manage .

1. Sur Patrimoine, créez et modifiez campus, bâtiments et salles. La capacité de chaque salle est la donnée la plus critique : c’est elle qui décide si un cours y tient.
2. Sur Nomenclatures, tenez les types de salles et les équipements — par catégorie : « Audiovisuel », « Informatique », « Laboratoire », « Mobilier », « Accessibilité », « Autre ».
3. Sur la fiche d’une salle, cochez les équipements dont elle dispose réellement.

Comment savoir que c’est fait : lancez une recherche sur Réservations avec un équipement en filtre — la salle que vous venez de renseigner doit apparaître.

Le raccourci du pro

Un équipement déclaré sur une salle qui ne l’a plus est pire que pas d’équipement du tout : le produit y enverra un cours qui en a besoin, et personne ne le découvrira avant le jour même. Passez la liste en revue une fois par an, pas une fois pour toutes.

Lire les tableaux de bord d’occupation

Répondre à « faut-il construire ? » avec un chiffre plutôt qu’avec une impression.

Prérequis : Consulter les statistiques d'occupation analytics.read .

1. Ouvrez Analytique d'occupation. Le bandeau annonce ce qui est mesuré : « Taux d’occupation du patrimoine par campus, bâtiment et salle — sessions publiées et réservations confirmées. »
2. Lisez d’abord l’« Occupation moyenne du parc », avec son détail : « N occupées sur N ouvrées — N salle(s) ».
3. Choisissez la « Période » d’observation — jusqu’à l’« Année entière ». Filtrez au besoin par « Type de salle » ou par « Capacité min. ».
4. Descendez dans le détail : « Cliquez sur une ligne pour descendre : campus → bâtiment → salle. »
5. Ouvrez « Sous-utilisation & sur-sollicitation » : les salles y sont triées par écart au seuil, « Sous N % » d’un côté, « Au-delà de N % » de l’autre.

Comment savoir que c’est fait : vous pouvez nommer trois salles sous-utilisées et dire sur quelle période. C’est ce qui transforme une intuition en argument.

Ce que le chiffre compte, et ce qu’il ne compte pas. Les heures occupées ne retiennent que les séances publiées et les réservations confirmées : un brouillon n’a jamais rempli une salle, une demande en attente non plus. Les heures ouvrées, elles, sont la plage d’ouverture de l’établissement, vacances exclues — ce qui suppose que vos périodes de type vacances soient saisies dans le calendrier. Sans elles, vos salles paraîtront vides à Noël.

Le chiffre date du dernier rafraîchissement

L’écran affiche depuis quand : « Calculé il y a N min », « Calculé à l’instant », ou « Jamais calculé — lancez un rafraîchissement ». Le bouton « Rafraîchir » recalcule.

Ne présentez pas un taux en réunion sans avoir regardé cette ligne : un chiffre d’il y a trois semaines ne dit rien de ce qui a été publié depuis.

Vos tâches périodiques

Chaque semaine, videz la file des demandes en attente. Une demande traitée tard vaut à peine mieux qu’une demande expirée, du point de vue de celui qui l’a faite.

Chaque période, relisez les indisponibilités actives : une fermeture pour travaux qui traîne après la fin du chantier retire une salle du parc sans que personne s’en aperçoive.

Chaque semestre, rafraîchissez et lisez les tableaux de bord sur la période écoulée. C’est le rythme auquel la sous-utilisation Le constat qu'une salle reste vide une grande partie des heures ouvertes — le premier levier d'économie du patrimoine. devient un argument plutôt qu’un bruit statistique.

Chaque année, passez la nomenclature et les équipements en revue.

Quand ça coince

Ce que vous voyez	Cause probable	Ce que vous faites
Une salle n’apparaît pas dans la recherche de disponibilité	elle est occupée, indisponible, ou masquée par les règles du profil qui cherche	cochez « Inclure les salles indisponibles » pour distinguer les deux premiers cas du troisième
Un plan d’étage n’affiche aucun état	les formes ne sont associées à aucune salle	reprenez l’éditeur et utilisez « Associer une salle » sur chaque forme
« Aucun plan pour ce bâtiment — la liste reste affichée. »	aucun plan actif sur ce bâtiment	ce n’est pas une erreur ; créez un plan si vous en voulez un
« Un plan actif existe déjà pour ce bâtiment et cet étage. »	vous créez un doublon	archivez l’ancien avant d’en publier un nouveau
Le taux d’occupation paraît anormalement bas	des vacances non saisies comptent comme heures ouvrées, ou le planning n’est pas publié	vérifiez les périodes de type vacances dans le calendrier, et que la période observée est publiée
Une demande a disparu de la file sans décision	elle a expiré faute d’être traitée avant son créneau	traitez la file plus souvent ; le demandeur devra refaire sa demande
Un enseignant vous dit qu’il ne peut pas réserver une salle	les règles de réservation de son profil l’excluent	ce n’est pas de votre ressort : voir ci-dessous

Ce que vous ne pouvez PAS faire (et qui le peut)

Ces limites sont voulues, pas un oubli de configuration : chaque rôle porte ce dont son métier a besoin, et rien de plus. Une action qui ne vous est pas ouverte l'est à quelqu'un d'autre — la liste ci-dessous dit à qui la demander plutôt que de vous laisser chercher.

• Vous ne pouvez pas modifier le planning planning.edit

  Demandez à un Administrateur ou un Planificateur .

• Vous ne pouvez pas publier le planning planning.publish

  Demandez à un Administrateur .

• Vous ne pouvez pas lancer une optimisation planning.solve

  Demandez à un Administrateur ou un Planificateur .

• Vous ne pouvez pas gérer les contraintes constraint.manage

  Demandez à un Administrateur .

• Vous ne pouvez pas gérer les règles de réservation booking_rule.manage

  Demandez à un Administrateur .

• Vous ne pouvez pas consulter le journal d'audit audit.read

  Demandez à un Administrateur .

• Vous ne pouvez pas gérer les utilisateurs user.manage

  Demandez à un Administrateur .

• Vous ne pouvez pas gérer les rôles role.manage

  Demandez à un Administrateur .

Ces cinq rôles sont les rôles système, identiques dans tous les établissements. Un établissement peut créer ses propres rôles à partir du même catalogue de permissions : ceux-là ne sont pas décrits ici.

Avoir le droit ne suffit pas toujours

Un rôle peut vous être attribué pour une partie seulement de l'établissement — certains campus, certaines formations. Dans ce cas, la même action réussit sur une salle et échoue sur une autre, sans que vos permissions aient changé.

La règle est stricte : une permission limitée à un campus ne s'applique jamais à une ressource dont le campus est inconnu. Dans le doute, la réponse est non. Le détail, avec les cas qui passent et ceux qui ne passent pas, est sur Portée.

Les règles de réservation vous concernent sans vous appartenir

Vous subissez les règles de réservation, vous ne les définissez pas : quels types de salles chaque profil peut réserver, sur quel périmètre, jusqu’à quand à l’avance, avec quels quotas Une limite chiffrée qu'un profil ne peut pas dépasser — heures par semaine, réservations simultanées, durée maximale d'une demande. , et lesquelles passent par vous en validation. Tout cela est réglé par l’administrateur.

C’est pourtant ce qui décide du volume de votre file d’approbation. Si vous croulez sous les demandes, ou au contraire si des réservations se confirment seules alors que vous voudriez les voir passer, la conversation à avoir est avec votre administrateur — la procédure est dans son guide.

Vous ne construisez pas non plus le planning : les cours qui occupent vos salles sont posés par le planificateur. Si une salle vous manque, c’est avec lui qu’il faut arbitrer.