Réservations
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À quoi sert cet écran
Section intitulée « À quoi sert cet écran »Trouver une salle libre et la réserver L'occupation d'une salle par une personne pour un usage ponctuel, en dehors des cours — une réunion, une soutenance, du travail en groupe. , sans passer par le planning des cours. On décrit un besoin — une date, une plage horaire, une capacité, des équipements — et l’écran répond par les salles réellement disponibles à ce moment-là, en tenant compte des règles de votre profil.
Qui y a accès
Section intitulée « Qui y a accès »Permission requise : .
La portent Administrateur, Planificateur, Gestionnaire de patrimoine, Enseignant — plus, le cas échéant, les rôles personnalisés de votre établissement qui la contiennent.
Sans cette permission, l'entrée n'existe pas dans le menu. Elle n'y figure ni grisée ni cadenassée : la navigation est filtrée sur les droits résolus, pas désactivée. Une section absente n'est donc pas une panne — et au tout premier affichage, le menu peut être plus court une fraction de seconde, le temps que les permissions arrivent.
Une permission peut être limitée à certains campus ou formations. Dans ce cas l'écran s'ouvre, mais les ressources hors périmètre en sont absentes — voir Portée.
C’est la permission la plus largement distribuée du produit : un enseignant la porte, au même titre qu’un gestionnaire de patrimoine ou un planificateur. Elle ouvre aussi le bloc « Mes réservations » de Mon espace.
Ce que la permission ne décide pas : ce que vous avez le droit de réserver. Cela dépend des règles de réservation attachées à votre profil de rôle, réglées sur Règles de réservation. Deux personnes portant la même permission peuvent donc voir des résultats différents sur la même recherche — et c’est normal.
Ce qu’on y voit
Section intitulée « Ce qu’on y voit »L’écran est titré « Trouver une salle », sous-titré « Cherchez une salle libre par créneau, capacité, équipement et bâtiment — les résultats évoluent en direct. », et s’organise en deux onglets.
L’onglet « Rechercher »
Section intitulée « L’onglet « Rechercher » »Le bandeau de critères, en tête : « Date », « De », « À », « Capacité min. ». C’est le minimum vital ; la recherche ne part pas si l’heure de fin précède l’heure de début.
« Filtres avancés », dépliable : le type de salle, le campus et le bâtiment, l’accessibilité, et « Équipements requis » — les équipements se cumulent en ET, pas en OU. S’y ajoute, pour qui gère le patrimoine, « Inclure les salles indisponibles ».
La bascule d’affichage : « Liste » ou « Plan ». En mode Plan, il faut d’abord choisir un bâtiment, puis un étage ; les salles du plan se lisent avec les mêmes états que la liste.
Le compte de résultats : « 12 salle(s) disponible(s) », éventuellement suivi de « 3 salle(s) masquée(s) par vos règles de réservation ». Cette seconde ligne est importante : elle vous dit que la recherche a bien trouvé des salles, mais que votre profil ne vous autorise pas à les réserver. Elles ne sont pas occupées ; elles ne vous sont pas ouvertes.
Une ligne de résultat porte le nom et le code de la salle, ses détails (« 40 places · Bâtiment A · étage 2 »), le bouton « Réserver », et selon le cas :
| Étiquette | Ce qu’elle signale |
|---|---|
| « Sur approbation » | la salle est libre, mais votre demande passera par une validation |
| « Indisponible » ou « Indisponible — maintenance » | la salle existe et n’est pas réservable sur ce créneau |
Le bandeau de gel, quand il y a lieu : « Les réservations sont gelées pendant “Vacances de Noël”. » Aucune réservation n’est possible sur une période gelée, quelle que soit votre permission — c’est une règle système, elle ne se désactive pas.
Le formulaire de réservation
Section intitulée « Le formulaire de réservation »Ouvert par « Réserver », titré « Réserver B-204 » et rappelant le créneau. Il demande le « Motif », le nombre de « Participants », et propose de « Répéter cette réservation » — « Chaque semaine » ou « Toutes les deux semaines », jusqu’à une date, avec des « Dates à exclure ».
Avant même de valider, il annonce ce qui va se passer :
- « Confirmation immédiate » — la réservation sera confirmée sur-le-champ ;
- « Partira en demande d’approbation » — elle ira dans la file de Approbations.
Sur une récurrence, il annonce aussi « 10/12 occurrences disponibles » et propose « Réserver les 10 disponibles » : les occurrences en conflit sont ignorées, jamais imposées.
L’onglet « Mes réservations »
Section intitulée « L’onglet « Mes réservations » »Vos réservations, séparées en « À venir (5) » et « Passées », chacune avec son statut — « Confirmée », « En attente d’approbation », « Annulée », « Refusée », « Expirée » — et ses étiquettes « Récurrente » ou « En conflit ». On y annule ou on y modifie une réservation ; sur une récurrence, l’annulation demande « Cette occurrence » ou « Toutes les occurrences à venir ».
C’est aussi ici qu’arrive une alternative proposée par un approbateur : « Alternative proposée : B-207 » avec un bouton « Accepter ». Le même bloc est repris tel quel sur Mon espace.
Ce que les règles changent, concrètement
Section intitulée « Ce que les règles changent, concrètement »Les règles de réservation ne disent jamais « non » sèchement : elles disent pourquoi, avec les chiffres.
| Message | Ce qui le déclenche |
|---|---|
| « Quota atteint : 4 h réservées cette semaine sur 4 h autorisées. » | quota hebdomadaire d’heures |
| « Quota atteint : 3 réservations actives sur 3 autorisées. » | nombre de réservations simultanées |
| « Durée trop longue : 240 min demandées, maximum 180 min. » | durée maximale par réservation |
| « Réservation trop lointaine : J+90 demandé, maximum J+30. » | horizon de réservation |
| « Réservations autorisées uniquement entre 08:00 et 19:00. » | plage horaire autorisée |
| « Ce type de salle n’est pas autorisé pour votre profil. » | restriction par type de salle |
| « Cette salle est hors du périmètre autorisé pour votre profil. » | restriction par campus ou bâtiment |
| « Cette réservation sera soumise à validation. » | approbation requise — ce n’est pas un refus |
| « Période gelée “Vacances de Noël” : aucune réservation possible sur cette période. » | règle système, toujours active |
Un profil sans aucune règle réserve sans restriction. Le catalogue complet et son réglage sont sur Règles de réservation.
Ce qu’on peut y faire
Section intitulée « Ce qu’on peut y faire »| Action | Permission | Où c’est expliqué |
|---|---|---|
| Chercher une salle libre | cette page | |
| Réserver, avec ou sans récurrence | guide de l’enseignant | |
| Annuler ou modifier une réservation | guide de l’enseignant | |
| Accepter une alternative proposée | Approbations | |
| Voir les salles indisponibles | Détail d'une salle | |
| Décider des demandes des autres | Approbations |
États particuliers
Section intitulée « États particuliers »| Ce que vous voyez | Ce que ça veut dire |
|---|---|
| « Chargement… » | la recherche est en cours |
| « La recherche a échoué. Réessayez. » | la requête n’a pas abouti — c’est aussi ce qu’on obtient sans en arrivant par l’adresse directe |
| « L’heure de fin doit être après l’heure de début. » | le créneau saisi est invalide ; aucune recherche n’est lancée |
| « Aucune salle ne correspond à ces critères sur ce créneau. » | la recherche a abouti et ne trouve rien : élargissez la capacité, retirez un équipement, changez d’horaire |
| « 3 salle(s) masquée(s) par vos règles de réservation » | des salles existent et sont libres, mais votre profil ne vous y autorise pas |
| « Les réservations sont gelées pendant “…”. » | période gelée : rien n’est réservable, pour personne |
| « Choisissez un bâtiment pour afficher son plan. » | mode Plan, sans bâtiment sélectionné |
| « Aucun plan pour ce bâtiment — la liste reste affichée. » | le bâtiment n’a pas de plan d’étage ; la recherche fonctionne quand même |
| « Impossible de charger le plan. » | le plan existe mais n’a pas pu être affiché |
| « Cette salle vient d’être prise. Alternatives sur le même créneau : » | quelqu’un a réservé pendant que vous remplissiez le formulaire ; d’autres salles vous sont proposées |
| « Aucune autre salle n’est libre sur ce créneau. » | la course est perdue et il n’y a pas de repli |
| « 2 occurrence(s) en conflit ont été ignorées. » | la récurrence a été créée partiellement, volontairement |
| « Réservation confirmée. » / « Demande d’approbation envoyée. » | les deux issues possibles d’une réservation |
| « Aucune réservation à venir. » | l’onglet « Mes réservations » est vide |
| « Expirée » sur une réservation | la demande n’a pas été traitée avant l’heure du créneau : la salle a été libérée automatiquement |
| « En conflit » sur une réservation confirmée | une indisponibilité de salle est survenue après la confirmation |
Sur le temps réel : cet écran se met à jour tout seul. Une salle réservée par quelqu’un d’autre disparaît des résultats, une indisponibilité déclarée apparaît, et l’étiquette « En conflit » de vos réservations suit. Vous n’avez jamais à recharger la page pour voir l’état réel des salles.
Sur l’expiration : une demande non traitée avant le début de son créneau passe automatiquement à « Expirée » et libère la salle. Le passage se fait par un contrôle périodique, à la minute près — une demande peut donc rester visible quelques dizaines de secondes après l’heure.
Sur le hors-périmètre : les restrictions de campus que vous subissez ici viennent de vos règles de réservation, pas de la portée de votre rôle. Les deux mécanismes se ressemblent et n’ont rien à voir : le premier est réglé sur Règles de réservation, le second sur Utilisateurs.
Écrans liés
Section intitulée « Écrans liés »- Approbations — où partent vos demandes soumises à validation, et d’où viennent les alternatives proposées.
- Mon espace — le même bloc « Mes réservations », à côté de vos disponibilités.
- Règles de réservation — les règles et quotas qui décident de ce que vous voyez ici.
- Détail d'une salle — les salles, leurs équipements et leurs indisponibilités.
- Calendrier académique — les périodes gelées.
- Analytique d'occupation — ce que ces réservations produisent comme taux d’occupation.
- Réservation, Règle de réservation et Quota — les définitions courtes.