Guide de l'enseignant

Vous consultez votre emploi du temps, vous réservez une salle quand vous en avez besoin, et vous dites quand vous n’êtes pas là. C’est tout — et c’est fait pour tenir en trois minutes.

Ce que vous pouvez faire

Le rôle Enseignant porte 1 permission.

• Réserver une salle room.book

  Demander une salle sur un créneau libre, dans la limite des règles et des quotas définis pour son profil.

Ces cinq rôles sont les rôles système, identiques dans tous les établissements. Un établissement peut créer ses propres rôles à partir du même catalogue de permissions : ceux-là ne sont pas décrits ici.

Une seule permission, mais deux choses de plus qu’elle ne dit : consulter votre planning et déclarer vos disponibilités ne demandent aucune permission — ce sont vos propres données, et tout membre y accède.

Votre première heure

L’objectif : votre planning sous les yeux et vos indisponibilités déclarées.

1. Connectez-vous et ouvrez Mon planning. Votre semaine publiée s’affiche, salle comprise.
2. Basculez entre « Grille » et « Liste » selon ce que vous préférez lire. Sur téléphone, la liste est souvent plus confortable.
3. Ouvrez Mon espace. Vous y lisez : « Déclarez vos indisponibilités et vos préférences horaires : les plannings proposés en tiendront compte. »
4. Peignez vos indisponibilités sur la grille, puis « Enregistrer ».

Comment savoir que c’est fait : le message « Disponibilités enregistrées » confirme, et vos indisponibilités seront prises en compte au prochain placement d’un cours.

« Mon espace » vide ? Votre compte n'est pas encore rattaché

Si vous ne voyez ni planning ni grille de disponibilités, le message est explicite : « Votre compte n’est lié à aucun profil étudiant ou enseignant — contactez votre établissement. »

Ce n’est pas un problème de droits : c’est un rattachement que votre administrateur pose depuis votre fiche enseignant. Sans lui, le produit ne sait pas que ce compte, c’est vous.

Vos tâches quotidiennes

Consulter mon planning

Savoir où et quand vous enseignez cette semaine.

Prérequis : aucun — sinon que votre compte soit rattaché à votre fiche enseignant.

1. Ouvrez Mon planning.
2. Choisissez la semaine, puis l’affichage : « Grille » ou « Liste ».
3. Repérez les badges. « Mis à jour » signale une séance ajoutée ou modifiée récemment ; « Réservation » distingue vos réservations de salle de vos cours ; « En attente » marque une demande qui n’a pas encore été validée.

Comment savoir que c’est fait : vous lisez votre semaine avec la salle, le bâtiment et l’étage — l’information dont vous avez besoin en marchant. Une semaine sans cours affiche « Aucune séance cette semaine. »

Vous ne voyez que le planning publié

Ce que vous lisez est la version publiée par l’administration. Si le planificateur travaille en ce moment sur votre semaine, ses modifications ne vous parviendront qu’à la publication — et vous serez notifié à ce moment-là. Une séance absente de votre planning n’est donc pas forcément une séance oubliée : elle peut n’être pas encore publiée.

Réserver une salle

Obtenir une salle pour un usage ponctuel — une réunion, un rattrapage, une soutenance.

Prérequis : Réserver une salle room.book .

1. Ouvrez Réservations — « Trouver une salle ».
2. Renseignez la « Date », l’heure « De » et « À », et au besoin la « Capacité min. ». Les « Filtres avancés » ajoutent les « Équipements requis ».
3. Lisez le résultat : « N salle(s) disponible(s) ». Le mode « Plan » affiche l’étage plutôt que la liste, quand le bâtiment a un plan.
4. Cliquez sur « Réserver » sur la salle voulue. Renseignez le « Motif » et les « Participants ».
5. Pour un besoin qui se répète, cochez « Répéter cette réservation » : « Chaque semaine » ou « Toutes les deux semaines », « Jusqu’au », et les « Dates à exclure ».
6. Validez avec « Réserver ».

Comment savoir que c’est fait : soit « Réservation confirmée. », soit un départ en validation — le formulaire vous l’annonce avant l’envoi, avec « Confirmation immédiate » ou « Partira en demande d’approbation ». Dans les deux cas, la réservation apparaît dans l’onglet « Mes réservations », la seconde avec le badge « Sur approbation ».

Le raccourci du pro

Sur une réservation récurrente, l’écran indique « N/N occurrences disponibles » : si une seule semaine est bloquée, vous pouvez réserver les autres d’un coup avec « Réserver les N disponibles » plutôt que de tout recommencer.

Des salles peuvent vous être invisibles

La mention « N salle(s) masquée(s) par vos règles de réservation » n’est pas un bug : votre établissement décide quels types de salles chaque profil peut réserver, sur quel périmètre et avec quels quotas. Un amphithéâtre absent de vos résultats est probablement fermé à votre profil, pas occupé.

De même, le bandeau « Les réservations sont gelées pendant », suivi du nom de la période, signale une période gelée — examens, vacances — pendant laquelle plus personne ne réserve. Ces règles se changent auprès de votre administrateur, pas depuis cet écran.

Déclarer mes disponibilités

Dire quand vous n’êtes pas disponible, pour que personne ne vous y place.

Prérequis : aucun — mais votre compte doit être rattaché à votre fiche enseignant.

1. Ouvrez Mon espace.
2. Choisissez la portée : « Toute l’année » ou une « Période de validité » précise.
3. Prenez l’outil « Indisponible » et peignez les créneaux concernés — cliquez ou glissez. « Effacer » revient en arrière.
4. « Enregistrer ».

Comment savoir que c’est fait : « Disponibilités enregistrées », et vos créneaux peints portent l’état « Indisponible ».

Le raccourci du pro

Ne peignez que vos indisponibilités. L’aide de l’écran le dit : « Non renseigné = disponible. » Peindre toute votre semaine en « Disponible » ne change rien et vous fera perdre dix minutes.

Exprimer mes préférences horaires

Dire ce que vous préféreriez, sans l’imposer.

Prérequis : aucun, même écran que les disponibilités.

1. Dans Mon espace, allez à « Préférences horaires ».
2. Réglez celles qui vous concernent :
   • « Moment de la journée » — préférer le « Matin » ou l’« Après-midi » ;
   • « Jours à éviter » ;
   • « Regrouper les cours » — concentrer sur le moins de jours possible ;
   • « Éviter les trous » — limiter les temps morts entre deux cours.
3. Réglez l’« Intensité » de chacune : de « Faible » à ce que votre établissement propose de plus fort.
4. « Enregistrer ».

Comment savoir que c’est fait : « Préférences enregistrées ».

Ce que ça change vraiment. Une préférence influence le choix du planificateur, elle ne le contraint pas. Concrètement : un créneau qui contrarie votre préférence reste possible, il obtient simplement une moins bonne note — et le planificateur voit pourquoi, écrit en toutes lettres. Il peut passer outre s’il n’a pas mieux.

Une indisponibilité, elle, rend le créneau impossible : c’est une contrainte dure Une règle qui ne se négocie pas : tant qu'elle est violée, le placement est impossible — une salle déjà prise, un enseignant absent. , pas une contrainte souple Une préférence que l'on cherche à respecter sans y être obligé : la violer coûte des points, elle n'interdit rien. . La distinction est expliquée sur À ne pas confondre.

Une préférence n'est pas une réservation d'horaire

C’est la fonction qui déçoit le plus quand on se méprend. Si vous avez besoin qu’un créneau soit impossible — un autre engagement, une contrainte personnelle — déclarez une indisponibilité, pas une préférence. L’intensité d’une préférence, même au maximum, ne bloque jamais rien.

Emporter mon planning sur mon téléphone

Avoir sa semaine sous la main entre deux cours.

Prérequis : aucun.

1. Ouvrez l’adresse de BeeMySchool dans le navigateur de votre téléphone et connectez-vous.
2. Ajoutez la page à votre écran d’accueil depuis le menu de votre navigateur.
3. Choisissez l’affichage « Liste » : c’est celui qui tient le mieux sur un petit écran.

Comment savoir que c’est fait : votre semaine s’affiche sur votre téléphone, salle comprise.

L'abonnement d'agenda et l'application installable n'existent pas encore

Deux choses que vous chercherez peut-être et qui ne sont pas livrées :

• l’abonnement depuis votre agenda personnel — Google Agenda, Outlook, Apple Calendrier ;
• l’application installable et la consultation hors ligne.

Les deux sont prévues à la feuille de route produit (STORY-039 et STORY-040) ; cette section sera réécrite quand elles arriveront. D’ici là, le raccourci sur l’écran d’accueil est ce qui s’en rapproche le plus — il ouvre le site, il demande donc une connexion.

Régler mes notifications

Choisir ce que vous recevez, et par quel canal.

Prérequis : aucun.

1. Ouvrez Mon compte.
2. Pour chaque « Événement », choisissez vos canaux : « In-app », « E-mail », « Push ».
3. Les événements qui vous concernent : « Planning publié », « Séance déplacée », « Séance annulée », « Réservation confirmée », « Demande approuvée », « Demande refusée », « Alternative proposée », « Rappel de réservation ».
4. Réglez le « Rappel avant réservation » : de « 1 heure avant » à « 7 jours avant ».

Comment savoir que c’est fait : le centre de notifications, en tête d’application, liste ce que vous recevez ; « Tout marquer lu » le remet à zéro.

Le canal Push n'est pas encore actif côté application

Le socle serveur existe, mais l’application web ne s’y branche pas encore — c’est prévu par une story ultérieure (STORY-040). En attendant, comptez sur « In-app » et « E-mail » : le centre de notifications fait foi, l’e-mail n’est qu’un relais.

Vos tâches périodiques

Au changement de période, revoyez vos disponibilités : elles peuvent être déclarées pour « Toute l’année » ou pour une « Période de validité » précise, et un semestre ne ressemble pas au suivant.

Avant chaque rentrée, vérifiez que votre compte est bien rattaché à votre fiche enseignant — c’est le prérequis de tout le reste, et il se perd quand un compte est recréé.

Quand ça coince

Ce que vous voyez	Cause probable	Ce que vous faites
« Votre compte n’est lié à aucun profil étudiant ou enseignant »	votre compte n’est pas rattaché à votre fiche enseignant	demandez le rattachement à votre administrateur — lui seul peut le poser
« Aucune séance cette semaine. » alors que vous avez cours	la semaine n’est pas encore publiée	attendez la publication : vous serez notifié, ou demandez où elle en est
Une salle n’apparaît pas dans la recherche	elle est masquée par vos règles de réservation, ou occupée	lisez « N salle(s) masquée(s) par vos règles de réservation » sous les résultats
« Aucune salle ne correspond à ces critères sur ce créneau. »	filtres trop stricts, ou créneau très demandé	élargissez la capacité ou retirez un équipement requis
« Les réservations sont gelées pendant » …	période gelée par l’établissement	rien à faire de votre côté : la période est fermée à tous
Votre demande est restée en attente et a disparu	une demande non traitée avant son créneau expire et libère la salle	refaites-la plus tôt, ou demandez à votre gestionnaire de patrimoine de la traiter
Le planning vous place quand même à un moment que vous n’aimez pas	vous aviez exprimé une préférence, pas une indisponibilité	déclarez une indisponibilité si le créneau doit être impossible

Ce que vous ne pouvez PAS faire (et qui le peut)

Ces limites sont voulues, pas un oubli de configuration : chaque rôle porte ce dont son métier a besoin, et rien de plus. Une action qui ne vous est pas ouverte l'est à quelqu'un d'autre — la liste ci-dessous dit à qui la demander plutôt que de vous laisser chercher.

• Vous ne pouvez pas modifier le planning planning.edit

  Demandez à un Administrateur ou un Planificateur .

• Vous ne pouvez pas publier le planning planning.publish

  Demandez à un Administrateur .

• Vous ne pouvez pas lancer une optimisation planning.solve

  Demandez à un Administrateur ou un Planificateur .

• Vous ne pouvez pas gérer les contraintes constraint.manage

  Demandez à un Administrateur .

• Vous ne pouvez pas gérer le référentiel referential.manage

  Demandez à un Administrateur ou un Gestionnaire de patrimoine .

• Vous ne pouvez pas approuver les réservations booking.approve

  Demandez à un Administrateur , un Planificateur ou un Gestionnaire de patrimoine .

• Vous ne pouvez pas gérer les règles de réservation booking_rule.manage

  Demandez à un Administrateur .

• Vous ne pouvez pas consulter le journal d'audit audit.read

  Demandez à un Administrateur .

• Vous ne pouvez pas consulter les statistiques d'occupation analytics.read

  Demandez à un Administrateur ou un Gestionnaire de patrimoine .

• Vous ne pouvez pas gérer les utilisateurs user.manage

  Demandez à un Administrateur .

• Vous ne pouvez pas gérer les rôles role.manage

  Demandez à un Administrateur .

Ces cinq rôles sont les rôles système, identiques dans tous les établissements. Un établissement peut créer ses propres rôles à partir du même catalogue de permissions : ceux-là ne sont pas décrits ici.

Avoir le droit ne suffit pas toujours

Un rôle peut vous être attribué pour une partie seulement de l'établissement — certains campus, certaines formations. Dans ce cas, la même action réussit sur une salle et échoue sur une autre, sans que vos permissions aient changé.

La règle est stricte : une permission limitée à un campus ne s'applique jamais à une ressource dont le campus est inconnu. Dans le doute, la réponse est non. Le détail, avec les cas qui passent et ceux qui ne passent pas, est sur Portée.

Une précision qui revient souvent : vous ne modifiez pas votre planning. Vous n’avez ni à déplacer une séance, ni à changer une salle — si quelque chose ne va pas, signalez-le au planificateur de votre établissement, qui a la vue d’ensemble et les contraintes de tout le monde. Ce que vous pouvez faire pour peser sur le résultat, ce sont vos disponibilités et vos préférences, décrites plus haut. C’est le bon levier.