Guide du planificateur

Vous construisez l’emploi du temps. Le produit vous propose des créneaux, vous explique pourquoi il les propose, et vous laisse décider — y compris contre son avis.

Ce que vous pouvez faire

Le rôle Planificateur porte 4 permissions.

• Modifier le planning planning.edit

  Placer, déplacer et supprimer des séances dans la grille de l'époque de planification en cours, et atteindre l'éditeur de disponibilités des enseignants.

• Lancer une optimisation planning.solve

  Demander au solveur de calculer un planning, suivre l'avancement de la recherche et appliquer son résultat sous forme de séances en brouillon.

• Réserver une salle room.book

  Demander une salle sur un créneau libre, dans la limite des règles et des quotas définis pour son profil.

• Approuver les réservations booking.approve

  Accepter ou refuser les demandes de réservation en attente, et chercher une salle libre pour proposer une autre solution au demandeur.

Ces cinq rôles sont les rôles système, identiques dans tous les établissements. Un établissement peut créer ses propres rôles à partir du même catalogue de permissions : ceux-là ne sont pas décrits ici.

Concrètement : vous êtes le seul rôle qui travaille dans la grille toute la journée. Vous posez les séances Une occurrence réelle d'un cours, à une date, une heure et dans une salle données — ce qu'un étudiant lit dans son emploi du temps. , vous les déplacez, vous lancez des calculs d’optimisation et vous préparez ce que l’administrateur publiera. Le cadre — le calendrier, les contraintes Une règle qui ne se négocie pas : tant qu'elle est violée, le placement est impossible — une salle déjà prise, un enseignant absent. , les règles — est posé par quelqu’un d’autre : vous travaillez dedans.

Votre première heure

L’objectif : une séance placée dans la grille, en comprenant pourquoi elle est là.

1. Ouvrez Grille de planning. La grille affiche une semaine, avec les cours déjà placés. Naviguez avec « Semaine précédente » et « Semaine suivante », ou choisissez dans le sélecteur « Semaine ».
2. Filtrez sur un groupe pour y voir clair : la grille complète d’un établissement est dense, et ce n’est pas là qu’on apprend à lire.
3. Cliquez sur « Créer un cours ». Dans le panneau, choisissez « Algorithmique — TD » — sur le jeu de démonstration, c’est un cours qui n’a encore aucune séance.
4. Cliquez sur « Détecter les créneaux éligibles ». La grille se colore : c’est la heatmap La coloration de la grille qui montre d'un coup d'œil, semaine entière sous les yeux, où un cours se poserait le mieux. . Le compteur affiche « N créneaux possibles » et « N exclus ».
5. Cliquez sur une cellule bien notée. Le panneau « Détail du créneau » s’ouvre et liste les contraintes, satisfaites et pénalisées.
6. Cliquez sur « Placer ici », puis confirmez avec « Placer ».

Comment savoir que c’est fait : le message « Séance créée en brouillon. » apparaît et la séance se dessine dans la grille, en pointillés — l’état brouillon Les deux états d'une séance : ce que le planificateur voit pendant qu'il travaille, et ce que le reste de l'établissement voit. . Elle occupe déjà la salle ; personne d’autre ne peut la prendre. Aucun étudiant ne la voit encore.

Le raccourci du pro

Ne cherchez pas la meilleure cellule à l’œil. Le panneau « Meilleurs créneaux » classe les créneaux par score et affiche déjà la salle proposée pour chacun — trois secondes contre trois minutes de comparaison visuelle.

Vos tâches quotidiennes

Lire la grille d’une semaine

Savoir en un coup d’œil ce qui est posé, ce qui est en brouillon et ce qui a changé depuis la dernière publication.

Prérequis : Modifier le planning planning.edit .

1. Ouvrez Grille de planning.
2. Choisissez la semaine. Le bouton « Aujourd’hui » ramène à la semaine courante.
3. Filtrez par groupe, par enseignant ou par salle.
4. Basculez l’affichage avec « Affichage de la grille » : « Heatmap » colore les cellules par score, « Occupation » montre ce qui est libre et ce qui est pris.

Comment savoir que c’est fait : vous lisez les badges d’état sans les chercher — « Brouillon » en pointillés, « Modifié (non publié) » sur une séance publiée que vous avez bougée depuis, « Annulé (non publié) » en hachures.

« Modifié (non publié) » ne veut pas dire « sans effet »

Une séance publiée que vous déplacez libère immédiatement son ancienne salle — l’occupation est unique et ne connaît qu’une vérité. Mais les étudiants continuent de la voir à son ancienne place jusqu’à la republication. Deux lectures coexistent, et c’est voulu ; ne laissez pas traîner une semaine dans cet état.

Placer une séance dans la grille

Poser une des séances d’un cours Un besoin d'enseignement à satisfaire : une matière, un enseignant, un public, un nombre de séances et une durée — sans dire encore ni quand ni où. à un horaire et dans une salle, au meilleur endroit possible selon les règles de l’établissement.

Prérequis : Modifier le planning planning.edit , et un cours qui a encore des séances à placer.

1. Dans Placement d'une séance, ouvrez « Créer un cours ».
2. Choisissez le cours dans « Cours à placer ». Le résumé rappelle l’enseignant, l’effectif et la durée d’une séance.
3. Cliquez sur « Détecter les créneaux éligibles ».
4. Lisez le résultat : « N créneaux possibles », « N exclus ». Le lien « Voir le détail des exclusions » dit pourquoi chaque cellule est écartée.
5. Choisissez une cellule — dans la grille ou dans « Meilleurs créneaux ».
6. Vérifiez la salle. Le mode « Auto (meilleure) » propose la meilleure ; « Forcer » vous laisse en choisir une autre, y compris moins bonne.
7. Confirmez avec « Placer ».

Comment savoir que c’est fait : « Séance créée en brouillon. », ou « N séances créées en brouillon. » si le cours porte une récurrence La règle qui répète un cours ou une réservation à intervalle régulier — chaque semaine, ou une semaine sur deux. — dans ce cas toutes les occurrences sont posées d’un coup.

Le raccourci du pro

Sur un cours récurrent, la couleur d’une cellule est celle de la pire semaine de la série, pas de la moyenne : l’infobulle le rappelle avec « Agrégé sur N semaines (pire semaine) ». Un créneau bien noté l’est donc pour toutes les semaines — c’est une garantie, pas une approximation.

Déplacer ou annuler une séance

Corriger un placement, seul ou pour toute une série.

Prérequis : Modifier le planning planning.edit .

1. Saisissez la séance dans la grille et faites-la glisser vers sa nouvelle cellule. Au clavier : sélectionnez-la, puis les flèches — l’annonce « Cours saisi. Utilisez les flèches pour choisir une destination. » confirme la prise.
2. Le dialogue « Déplacer le cours » montre l’effet avant de valider : le score passe de sa valeur actuelle à celle qu’il aura après déplacement, et la ligne suivante dit si la salle change ou reste la même.
3. Si le cours est récurrent, choisissez la « Portée du déplacement » : « Cette semaine seulement » ou « Toutes les occurrences à venir ».
4. Confirmez avec « Déplacer ».

Comment savoir que c’est fait : « Séance déplacée. » s’affiche, avec un bouton « Annuler » — le geste est réversible tant que personne d’autre n’a touché au planning.

Une destination refusée n'est pas une panne

« Destination impossible » signifie qu’une contrainte dure est violée sur cette cellule. Le message qui l’accompagne la nomme : « Salle occupée », « Enseignant déjà en cours », « Groupe déjà en cours », « Salle indisponible », « Période gelée ». Cherchez la cause dans ce message plutôt qu’une autre cellule au hasard.

Comprendre pourquoi un créneau vaut 78 et pas 95

C’est la procédure qui distingue ce produit d’un tableur : le score Une note de 0 à 100 qui dit à quel point poser ce cours ici, dans cette salle, serait un bon choix. n’est jamais un verdict opaque.

Prérequis : Modifier le planning planning.edit , et une détection lancée sur un cours.

1. Dans la grille colorée, cliquez sur la cellule qui vous intrigue.
2. Le panneau « Détail du créneau » s’ouvre sur « score N/100 ».
3. Lisez les deux blocs : « Contraintes satisfaites (N) » et « Pénalités ». Chaque ligne nomme la contrainte et l’explique en français.
4. Lisez le total : « 100 − N de pénalités = N/100 ». Le calcul est posé, vous pouvez le refaire.
5. Comparez avec « Voir alternatives » : chaque autre salle affiche son écart et sa raison.

Comment savoir que c’est fait : vous pouvez expliquer le score à voix haute sans relire l’écran. Sur la démonstration, un mercredi est simplement exclu pour « Algorithmique — TD » — Hugo Martin est indisponible ce jour-là, et c’est une contrainte dure. Un créneau de fin de journée, lui, sera possible mais pénalisé : sa préférence n’est pas respectée.

Voici les contraintes qui peuvent apparaître dans ce panneau. Les dures excluent, les souples coûtent des points — et le poids de chacune est réglé par votre administrateur.

Contraintes dures — elles interdisent (8)

Contrainte	Ce qu'elle vérifie
Salle déjà occupée non désactivable	La salle est déjà réservée ou occupée par une autre séance sur le créneau demandé.
Enseignant indisponible	L’enseignant a déclaré une indisponibilité sur le créneau (disponibilités STORY-009) — non renseigné vaut disponible.
Groupe déjà en cours	La promotion ou le sous-groupe concerné a déjà une séance planifiée sur le créneau.
Enseignant déjà en cours	L’enseignant de l’activité a déjà une séance qui chevauche l’horaire demandé (à la minute près).
Capacité insuffisante	La capacité de la salle est inférieure à l’effectif attendu de la séance.
Équipement requis manquant	Un équipement exigé par la matière ou l’activité n’est pas présent dans la salle.
Salle indisponible	La salle est fermée sur le créneau : maintenance, indisponibilité planifiée ou période gelée.
Type de salle inadapté	La matière exige un type de salle précis (amphi, TP…) et la salle proposée n’en est pas.

Contraintes souples — elles coûtent des points (8)

Contrainte	Ce qu'elle vérifie	Poids par défaut
Salle surdimensionnée	La salle est bien plus grande que nécessaire (un amphi pour 12) — la pénalité croît au-delà du seuil de tolérance.	5/10
Préférences enseignant	Le créneau contrarie une préférence déclarée par l’enseignant (matin/après-midi, jours à éviter, regroupement, trous).	5/10
Trous dans l’emploi du temps du groupe	Le créneau crée un trou dans la journée du groupe — la pénalité croît avec la durée du trou.	6/10
Temps de trajet entre bâtiments	Le groupe ou l’enseignant enchaîne deux séances dans des bâtiments éloignés — trajet estimé depuis la géolocalisation des campus.	4/10
Créneau tôt ou tardif	La séance commence tôt le matin ou finit tard le soir — plages paramétrables par établissement.	3/10
Trous dans l’emploi du temps de l’enseignant	Le créneau crée un trou dans la journée de l’enseignant — la pénalité croît avec la durée du trou.	4/10
Capacité juste	La salle suffit tout juste : la marge de confort sous le seuil paramétré pénalise le créneau (retards d’effectif, examens).	2/10
Répartition des séances	Les séances d’un même cours se concentrent au lieu de se répartir dans la semaine — l’écart à l’espacement idéal pénalise.	3/10

Un créneau exclu n'a pas de score

Quand une contrainte dure est violée, la mention « Créneau exclu : les contraintes souples ne sont pas évaluées. » s’affiche : le produit ne calcule pas de note pour quelque chose d’impossible. Ne comparez donc pas un créneau exclu à un créneau à 40 — l’un est « non », l’autre est « médiocre », et ce n’est pas la même conversation.

Lancer une optimisation et arbitrer ses propositions

Faire calculer le placement de plusieurs cours d’un coup, puis décider ligne par ligne.

Prérequis : Lancer une optimisation planning.solve .

1. Cliquez sur « Placement optimisé », dans Panneau d'optimisation.
2. Sélectionnez les cours. Sur la démonstration, les cinq cours DEMO-MULTI-* sont là pour ça. Le champ de recherche accepte un nom de cours ou d’enseignant.
3. Réglez « Durée max du calcul », puis lancez avec « Calculer (N) ».
4. Suivez : « Optimisation en cours — meilleure solution actuelle : N %. ». Vous pouvez « Arrêter et proposer » à tout moment — la meilleure solution trouvée jusque-là s’affiche quand même.
5. Lisez la proposition : « Taux de satisfaction global : N / 100 », puis le détail ligne par ligne. Une ligne peut porter « Invalide ».
6. Arbitrez. « Ajuster » change la semaine, le créneau ou la salle d’une ligne — le taux se recalcule. « Autre combinaison » demande une autre proposition. « Détail » ouvre l’explication d’une ligne.
7. Quand la proposition vous convient, « Appliquer tout (N) ».

Comment savoir que c’est fait : « N séance(s) créée(s) en brouillon. » — les séances apparaissent dans la grille, en pointillés. Rien n’est écrit avant ce clic : tant que vous n’avez pas appliqué, le planning est intact.

Ce que le solveur ne fait pas. Il ne réorganise pas votre planning entier : il place les cours que vous avez sélectionnés, sur ce qui est resté libre, sans toucher à l’existant. Il ne décide pas non plus — il propose, avec un taux et des explications, et vous gardez la main jusqu’au dernier clic.

Quitter l'écran n'annule pas le calcul

Le calcul tourne côté serveur : fermer l’onglet ne l’arrête pas, et vous retrouverez le résultat en revenant. En revanche, un seul calcul tourne à la fois par établissement — le message « Un calcul est déjà en cours pour l’établissement. » signifie qu’un collègue en a lancé un, pas que le vôtre a échoué.

Et si le planning a bougé pendant le calcul : « Le planning a bougé pendant le calcul : la suggestion est périmée. Relancez le calcul. » Ce n’est pas une perte de travail, c’est un refus d’écraser celui de quelqu’un d’autre.

Préparer une publication

Amener un périmètre à un état publiable — et le transmettre.

Prérequis : Modifier le planning planning.edit . Publier demande Publier le planning planning.publish , que vous n’avez pas : voir la dernière section.

1. Ouvrez Synthèse de planning et choisissez le groupe et les semaines concernés.
2. Lisez « Taux de satisfaction global », puis les compteurs : « Conflits », « Contraintes partielles », « Salles à ajuster », « Trous d’EDT ».
3. Traitez la liste « Cours à revoir », triée par pénalité décroissante. Le bouton « Corriger » ouvre la grille directement sur la séance, détail ouvert.
4. Si le bandeau « Des changements ont eu lieu depuis le dernier calcul — les scores peuvent être périmés. » s’affiche, cliquez sur « Recalculer » avant de conclure.
5. Prévenez l’administrateur que le périmètre est prêt.

Comment savoir que c’est fait : « Rien à revoir sur ce périmètre. », ou une liste dont vous assumez chaque ligne restante. Le taux ne sera jamais 100 — il n’existe pas de planning qui satisfait toutes les préférences à la fois.

Vos tâches périodiques

En début de période, rejouez une optimisation sur les cours non placés plutôt que de les poser un par un : c’est le moment où la grille est la plus libre, donc celui où le calcul a le plus de marge.

Avant chaque publication, passez par la synthèse — la procédure ci-dessus. Ne transmettez jamais un périmètre dont vous n’avez pas lu les « cours à revoir ».

Au changement de période, vérifiez que la suivante n’est pas gelée avant d’y placer quoi que ce soit : sur une période gelée, tout placement est refusé avec « Période gelée ».

Quand ça coince

Ce que vous voyez	Cause probable	Ce que vous faites
Aucune cellule bien notée après la détection	une contrainte dure exclut toute la semaine — souvent l’indisponibilité de l’enseignant	ouvrez « Voir le détail des exclusions » : la raison est nommée cellule par cellule
« Destination impossible » au déplacement	une contrainte dure sur la cellule visée	lisez le message qui l’accompagne : il nomme le conflit et son horaire
« Conflit détecté à l’écriture — la détection a été relancée. »	quelqu’un a placé quelque chose entre votre détection et votre clic	choisissez un autre créneau dans la détection rafraîchie
Le calcul ne rend rien d’utile	périmètre trop large, ou durée trop courte pour le nombre de cours	relancez sur moins de cours, ou augmentez « Durée max du calcul »
« Un calcul est déjà en cours pour l’établissement. »	un collègue optimise en ce moment	attendez la fin du sien : il n’y a qu’un calcul à la fois par établissement
Une séance refuse de se déplacer	période gelée, ou salle verrouillée sur la séance	vérifiez le badge « Salle verrouillée » dans le détail, et la période dans le calendrier
Le taux de satisfaction n’a pas bougé après vos corrections	la synthèse lit le dernier calcul, pas la grille	cliquez sur « Recalculer » — voir Époque de planification

Ce que vous ne pouvez PAS faire (et qui le peut)

Ces limites sont voulues, pas un oubli de configuration : chaque rôle porte ce dont son métier a besoin, et rien de plus. Une action qui ne vous est pas ouverte l'est à quelqu'un d'autre — la liste ci-dessous dit à qui la demander plutôt que de vous laisser chercher.

• Vous ne pouvez pas publier le planning planning.publish

  Demandez à un Administrateur .

• Vous ne pouvez pas gérer les contraintes constraint.manage

  Demandez à un Administrateur .

• Vous ne pouvez pas gérer le référentiel referential.manage

  Demandez à un Administrateur ou un Gestionnaire de patrimoine .

• Vous ne pouvez pas gérer les règles de réservation booking_rule.manage

  Demandez à un Administrateur .

• Vous ne pouvez pas consulter le journal d'audit audit.read

  Demandez à un Administrateur .

• Vous ne pouvez pas consulter les statistiques d'occupation analytics.read

  Demandez à un Administrateur ou un Gestionnaire de patrimoine .

• Vous ne pouvez pas gérer les utilisateurs user.manage

  Demandez à un Administrateur .

• Vous ne pouvez pas gérer les rôles role.manage

  Demandez à un Administrateur .

Ces cinq rôles sont les rôles système, identiques dans tous les établissements. Un établissement peut créer ses propres rôles à partir du même catalogue de permissions : ceux-là ne sont pas décrits ici.

Avoir le droit ne suffit pas toujours

Un rôle peut vous être attribué pour une partie seulement de l'établissement — certains campus, certaines formations. Dans ce cas, la même action réussit sur une salle et échoue sur une autre, sans que vos permissions aient changé.

La règle est stricte : une permission limitée à un campus ne s'applique jamais à une ressource dont le campus est inconnu. Dans le doute, la réponse est non. Le détail, avec les cas qui passent et ceux qui ne passent pas, est sur Portée.

Trois limites qui méritent un mot

Vous ne publiez pas. Vous préparez, vous vérifiez, vous transmettez ; l’administrateur publie. Ce n’est pas de la méfiance : la publication est le moment où des centaines de personnes voient leur emploi du temps changer, et ce geste appartient à un seul rôle pour qu’il n’arrive jamais par accident. La procédure complète est dans le guide de l’administrateur.

Vous ne réglez pas les contraintes. Vous en lisez l’effet en permanence — c’est tout le panneau « Détail du créneau » — mais activer une règle ou changer une pondération relève de l’administrateur. Si un score vous paraît injuste de façon répétée, c’est une conversation à avoir avec lui, pas un réglage à contourner ; le lien « Ajuster les pondérations » du panneau de détail mène à l’écran concerné.

Vous réservez et vous approuvez, mais ces deux procédures ne sont pas écrites ici : elles appartiennent au guide du gestionnaire de patrimoine, dont c’est le métier. Une procédure n’existe qu’à un seul endroit sur ce site.